Privatlivspolitik for Grundejerforeningen Parcelgaarden (gældende pr. 08.01.2019)

Grundejerforeningen behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Indsamling af persondata 
Grundejerforeningen Parcelgaarden beder medlemmer om de persondata, der er nødvendige for foreningens daglige drift.
Persondata for ejere 

  • Personnavne på voksne i husstanden
  • Fysiske adresser
  • E-mailadresser på voksne i husstanden
  • Evt. telefonnumre på voksne i husstanden
  • Evt. ejendommenes matrikelnumre
  • Evt. dato for erhvervelse af ejendommen

Disse data opdateres løbende 
Opbevaring og videregivelse af de indsamlede persondata beror hos bestyrelsens formand eller kasserer, og videregives til bestyrelsens øvrige medlemmer, suppleanter og interne revisor ved behov, samt til andre hvor dette er nødvendigt for foreningens drift.

Samtykke
Medlemmers aflevering af disse persondata er en forudsætning for medlemskab og betragtes som samtykke til behandling af persondata iht. nedenstående. 

Behandling af persondata 
Bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og interne revisor kan få kendskab til yderligere personrelaterede data, som måtte blive oplyst for grundejerforeningen f.eks. i forbindelse med kommunal sagsbehandling, ejendomskøb, dispensationsansøgninger og lignende. Disse data bringes alene til bestyrelsens kendskab og videregives ikke til andre. Disse data opbevares ikke i et systematisk register, men indgår i foreningens arkiv.
Sådanne data kan ikke i alle tilfælde fremsøges i foreningens arkiv, idet arkivet er dannet over en årrække med anvendelse af skiftende teknologier og principper, ligesom arkivet — eller dele heraf — kan være gået tabt over årene. 

Videregivelse af persondata 
Data om medlemmernes navne, adresser og andre kontaktdata kan fremgå af referater fra generalforsamling, bestyrelsesmøder samt i kommunikation fra grundejerforeningen. Medlemmers telefonnumre og e-mailadresser offentliggøres ikke systematisk for offentligheden af hensyn til at beskytte medlemmer mod uønskede henvendelser. Persondata af følsom eller rent privat karakter, som måtte komme til bestyrelsens kendskab, omtales ikke i de referater, bestyrelsen offentliggør for medlemmer og andre, og bringes ikke på anden måde til offentlighedens kendskab. 

Opbevaring og sletning af persondata 
De nævnte persondata slettes ikke f.s.v.a. ejernavne og adresser. Det skyldes hensynet til at kunne beskrive grundejerforeningens historie.
Data om ejere, der ikke længere er medlemmer af grundejerforeningen, kan indgå i foreningens historiske dokumenter. Tidligere medlemmer af grundejerforeningen kan blive slettet efter henvendelse til den dataansvarlige.

Brugerstatistik fra grundejerforeningens hjemmeside 
Der indsamles forbrugsstatistik på grundejerforeningens hjemmeside. Denne forbrugsstatistik er ikke personhenførbar. 

Dataansvarlig 
Grundejerforeningens kasserer er ansvarlig for grundejerforeningens behandling af persondata. 

Tilkendegivelse 
Dette regelsæt oplyses for grundejerforeningens medlemmer, og offentliggøres på Grundejerforeningen Parcelgaardens hjemmeside, hvor den til enhver tid gældende version vil findes.